Mengelola Proyek Infrastruktur di Indonesia

Jakarta, 14 November 2012

Pembangunan infrastruktur di Indonesia kembali menggeliat, Pemerintah mulai menunjukkan komitmennya untuk mengejar ketinggalan pembangunan infrastruktur Indonesia yang jauh tertingal dibandingkan dengan Negara-negara di Asean seperti Malaysia dan Thailand. Tidak tanggung-ranggung pemerintah telah mengalokasikan anggaran sekitar 45 trilliun untuk pembangunan infrastruktur di tahun 2013. Pemerintah Daerah Khusus Ibukota di bawah kepemimimpinan Gubernur barunya Jokowi, sudah mengambil ancang-ancang untuk segera memulai pembangunan infrastruktur transportasi, perumahan, dan fasilitas public lainnya.

Yang kemudian menjadi perhatian kita semua adalah bagaimana kita bisa mengamankan dana-dana tersebut agar tidak terjadi kebocoran dalam pelaksanaannya yang tentunya dapat merugikan banyak pihak, karena dapat menimbulkan penurunan kualitas, kekuatan, dan ketahanannya. Untuk itu akan kami perkenalkan konsep manajemen proyek yang disebut Project Base Enterprise Resources Planning (PB-ERP) yang memanfaatkan teknologi system informasi (TI) dari Industrial & Financial System (IFS). PB-ERP adalah merupakan aplikasi system informasi yang dapat digunakan untuk melakukan pengawasan, pengendalian, dan pengambilan keputusan atas proyek-proyek yang kita kelola.

Terdapat 5 aspek yang dapat diukur dan dikelola dalam menjalankan proyek infrasrtuktur dengan menggunakan aplikasi PB-ERP ini, kelima aspek itu adalah; 1) Biaya (Cost); 2) Waktu;3) Sumber Daya (Resources); 4) Arus Kas (cashflow); dan 5) resiko (risk).

Dari aspek Biaya (Cost) aplikasi ini dapat melakukan penelusuran dan pengendalian atas pemakaian biaya, alokasi, perbandingan antara budget dan pengeluaran, sehingga semua pengeluaran dapat terukur, tepat sasaran, dan dapat dipertanggung-jawabkan. Penelusuran dapat dilakukan mulai dari kebutuhan dan permintaan dari lapangan, anggaran di keuangan, dan harga serta pengiriman di bagian pengadaan.

Dari aspek Waktu (Time), dengan aplikasi ini kita dapat mengukur progress pekerjaan terhadap waktu dan rencana penyelesaian pekerjaannya. Apakah ada potensi keterlambatan atau tidak, di area mana saja pekerjaan perlu dipercepat dan seterusnya.

Aspek Sumber Daya (Resources) meliputi pengelolaan sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan proyek, baik manusia atau tenaga ahli, peralatan, informasi dan sebagainya.Dapat dilakukan analisa kebutuhan sumber daya, kapan dibutuhkannya, berapa lama dan darimana diperolehnya dan seterusnya.

Arus Kas (cashflow) merupakan komponen penting dalam pengelolaan proyek, prediksi arus kas proyek dapat dimonitor setiap saat, kapan perkiraan waktu penyelesaian tahapan pekerjaan dan waktu penagihan akan dilakukan bisa diprediksikan. Demikian juga rencana dan perkiraan diperlukannya proses pengadaan barang, atau sumber daya lainnya, terkait dengan jadwal dan aktivitas pekerjaan dalam proyek bisa dikoordinasikan dalam satu sumber daya informasi yang saling terintegrasi.

Analisa terhadap Resiko-resiko yang mungkin terjadi dalam satu aktivitas proyek seperti, resiko keterlambatan, resiko kekurangan sumberdaya, resiko kenaikan harga, dan kemungkinan penurunan margin keuntungan dapat dilakukan dengan mudah. System dapat mengeluarkan grafik S-curve untuk melakukan analisa proyek. Informasi-informasi seperti Estimate Cost at Completion (ECC), Budget Cost at Completion (BCC), Cost Variance, Forecast Schedule Slippage (FSS) dan sebagainya.

Dengan pemanfaatan aplikasi PB-ERP yang berbasis teknologi Informasi IFS ini maka pengelolaan proyek dapat dilakukan secara transparan dan bertanggung jawab, khususnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) atas pekerjaan atau proyek tersebut.

Di bawah ini digambarkan skematik diagram arsitektur aplikasi dari PB-ERP dari IFS, di mana aktivitas proyek menjadi titik sentral dari semua fungsi yang ada di dalam aplikasi, sehingga informasi akan mengalir secara transparan dari komponen terdepan di dalam organisasi proyek sampai komponen yang ada di belakang layar atau ‘back office’.